Reglement klachtbehandeling Streekarchief Bommelerwaard

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

a. Klaagschrift:
een schriftelijke uiting van ongenoegen over de wijze waarop een bestuursorgaan of een ambtenaar van het Streekarchief Bommelerwaard zich in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijke persoon of een rechtspersoon heeft gedragen of heeft gehandeld.
b. klager:
elke natuurlijk persoon of rechtspersoon.
c. bestuursorgaan:
het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur van het Streekarchief Bommelerwaard.
d. gedraging:
het in een bepaalde aangelegenheid jegens een natuurlijke persoon of rechtspersoon handelen of nalaten te handelen door een bestuursorgaan of een ambtenaar.
e. ambtenaar:
    a.   een persoon in dienst van het Streekarchief Bommelerwaard, inclusief arbeidscontractanten.
    b.   een persoon die in dienst is geweest van het Streekarchief Bommelerwaard inclusief voormalige arbeidscontractanten.
f. klachtencoördinator:
de ambtenaar die door het Dagelijks Bestuur is belast met de coördinatie van de behandeling van klachten.

Artikel 2 Indiening klacht

1. Klachten kunnen schriftelijk en per e-mail worden ingediend.

2. Indien een klager mondeling blijk geeft niet tevreden te zijn over een gedraging van een ambtenaar, wijst degeen tegen wie op dat moment de klacht wordt geuit de klager op de mogelijkheid om een klaagschrift in te dienen.

Artikel 3 Vormvereisten

1. Een klaagschrift kan bij het Dagelijks Bestuur worden ingediend.

2. De door klager ondertekende klacht moet minstens bevatten:

    - de naam en het adres van de indiener;

    - de dagtekening;

    - een zo duidelijk mogelijke omschrijving van de gedraging, met vermelding van datum en tijdstip, waartegen de klacht gericht is.

3. Het klaagschrift moet in de Nederlandse taal gesteld worden opgesteld dan wel te zijn voorzien van een Nederlandse vertaling.

4. Bij het klaagschrift worden zo mogelijk afschriften van relevante stukken gevoegd.

Artikel 4 Ontvangstbevestiging en toezending klaagschrift

1. Het Dagelijks Bestuur bevestigt de ontvangst van een klaagschrift schriftelijk.

2. In de ontvangstbevestiging wordt medegedeeld wie de klacht zal behandelen en binnen welke termijn.

3. Alle ingekomen klaagschriften worden door of namens de streekarchivaris centraal geregistreerd.

4. De klacht, de daarbij meegezonden stukken en de ontvangstbevestiging worden in afschrift aan degene op wie de klacht betrekking heeft in afschrift toegezonden.

Artikel 5 Klachtbehandelaar

1. Een klaagschrift wordt behandeld door:
a. de streekarchivaris;
b. de voorzitter van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur indien het een gedraging van de streekarchivaris, van een bestuursorgaan of een lid daarvan, niet zijnde de voorzitter, betreft .
c. de secretaris-penningmeester van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur indien het een gedraging van de voorzitter van het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur betreft.

2. Bij wijziging van de organisatie of benamingen van functies wordt de behandeling van klachten voortgezet in de lijn zoals beschreven in lid 1.

Artikel 6 Bemiddeling

1. De behandeling van het klaagschrift is in eerste instantie gericht op bemiddeling.

2. Bemiddeling kan bestaan uit het oplossen van het probleem, het geven van nadere uitleg, het aanbieden van verontschuldigingen of het maken van een gebaar ter compensatie van hetgeen is misgegaan.

Artikel 7 Beëindiging behandeling klaagschrift

Wanneer door bemiddeling naar tevredenheid van klager aan diens klacht tegemoet is gekomen, vervalt de verplichting tot het verder in behandeling nemen van het klaagschrift.

Artikel 8 Horen en advies

1. Indien door bemiddeling niet naar tevredenheid van klager aan diens klacht tegemoet wordt gekomen, stelt degene die ingevolge het bepaalde in artikel 5 de klacht behandelt, naar aanleiding daarvan een onderzoek in.

2. Hij stelt de klager en degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft in de gelegenheid om te worden gehoord en op elkaars standpunt te reageren.

3. Het horen kan – indien de klager of degene op wiens gedraging de klacht betrekking heeft dit wensen – plaatsvinden door de onafhankelijke commissie voor de behandeling van bezwaar en beroepschriften zoals die ook optreedt voor de gemeente Zaltbommel. Deze commissie brengt dan een gemotiveerd verslag van haar bevindingen uit aan de klachtenbehandelaar.

4. Van de procedure van hoor en wederhoor kan worden afgezien indien de klager heeft verklaard daaraan geen behoefte te hebben.

Artikel 9 Klachtencoördinator

1. Het Dagelijks Bestuur wijst een centrale klachtencoördinator aan.

2. De klachtencoördinator is belast met de volgende taken:

a. Het registreren en coördineren van schriftelijk bij het Streekarchief Bommelerwaard ingediende klachten.

b. Het optreden als contactpersoon voor de Nationale ombudsman namens het Streekarchief Bommelerwaard.

c. Het coördineren van de schriftelijke klachten die bij de Nationale ombudsman tegen het Streekarchief Bommelerwaard  zijn ingediend en het verzorgen van de correspondentie daaromtrent.

d. Het centraal bewaren van het volledige dossier van iedere in behandeling genomen klacht.

e. Het adviseren van het Algemeen Bestuur naar aanleiding van de bevindingen van de Nationale ombudsman.

f. Het opstellen van het verslag zoals bedoeld in artikel 11.

g. Het geven van voorlichting aan burgers.

Artikel 10 Externe klachtbehandeling

De streekarchivaris stelt in het verslag van bevindingen zoals bedoeld in artikel 9:12 Awb, schriftelijk mede dat klager, indien deze niet tevreden is over de uitkomst van de klachtbehandeling, de klacht kan voorleggen aan de Nationale ombudsman.

Artikel 11 Jaarverslag

1. De streekarchivaris brengt jaarlijks verslag uit over het aantal klachten, de aard van de klachten, de wijze van afdoening en de maatregelen die naar aanleiding van de behandeling zijn getroffen.

2. Het jaarverslag wordt, zo nodig voorzien van een beleidsmatige aanbeveling voorgelegd aan het Algemeen Bestuur.

Artikel 12 Citeertitel

Dit reglement kan worden aangehaald als de “Reglement klachtenbehandeling Streekarchief Bommelerwaard”.

Artikel 13 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op die waarin het door de het Algemeen Bestuur is vastgesteld.